本文摘要：摘 要：智庫(kù)文件是智庫(kù)知識(shí)的重要載體，文件管控不僅服務(wù)于智庫(kù)內(nèi)部知識(shí)管理需求，也為智庫(kù)運(yùn)營(yíng)賦能。本文通過對(duì)我國(guó)部分新型智庫(kù)的一線工作者進(jìn)行調(diào)研訪談，以智庫(kù)文件利用管理的相關(guān)現(xiàn)狀為分析基礎(chǔ)，并結(jié)合智庫(kù)自身特性，構(gòu)建了面向內(nèi)部利用的智庫(kù)文件管控
摘 要：智庫(kù)文件是智庫(kù)知識(shí)的重要載體，文件管控不僅服務(wù)于智庫(kù)內(nèi)部知識(shí)管理需求，也為智庫(kù)運(yùn)營(yíng)賦能。本文通過對(duì)我國(guó)部分新型智庫(kù)的一線工作者進(jìn)行調(diào)研訪談，以智庫(kù)文件利用管理的相關(guān)現(xiàn)狀為分析基礎(chǔ)，并結(jié)合智庫(kù)自身特性，構(gòu)建了面向內(nèi)部利用的智庫(kù)文件管控框架，主要由文件管理的基本流程，以及治理、管理者、技術(shù)和全過程控制四方面控制要素構(gòu)成，為推動(dòng)該框架的應(yīng)用，智庫(kù)需增強(qiáng)文件管控意識(shí)、重視智庫(kù)文件管控的頂層設(shè)計(jì)、推動(dòng)智庫(kù)信息管理系統(tǒng)的建設(shè)及創(chuàng)新智庫(kù)管理的體制機(jī)制，從這四個(gè)關(guān)鍵路徑著手提升文件管控的效力。
關(guān)鍵詞：智庫(kù)運(yùn)營(yíng);文件管控;決策研究;知識(shí)庫(kù);信息化
對(duì)知識(shí)的管理與利用是推動(dòng)智庫(kù)研究和創(chuàng)新的真正動(dòng)力。智庫(kù)不同于傳統(tǒng)的學(xué)術(shù)研究機(jī)構(gòu)，它不僅產(chǎn)生大量的知識(shí)，也需借助現(xiàn)代運(yùn)營(yíng)技術(shù)對(duì)知識(shí)及其自身進(jìn)行傳播與推廣，這些活動(dòng)通常依附于各類智庫(kù)文件，它們既包括智庫(kù)在從事各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中直接產(chǎn)生的各種形式的信息記錄，也包括智庫(kù)通過一定渠道接收的外部信息材料，在本質(zhì)上具備知識(shí)屬性。智庫(kù)的文件管控是指對(duì)有效的智庫(kù)文件信息從形成到最終處理全過程管理活動(dòng)的計(jì)劃、組織和協(xié)調(diào)，并追蹤和監(jiān)控這一過程，糾正實(shí)際管理中存在的偏差。
依據(jù)文件雙重價(jià)值理論，智庫(kù)文件同樣具有原始價(jià)值和從屬價(jià)值，原始價(jià)值關(guān)注的是文件對(duì)其形成機(jī)構(gòu)的利用價(jià)值，它決定了智庫(kù)文件是服務(wù)于智庫(kù)內(nèi)部的利用需求，本文正是立足于這一視角研究智庫(kù)的文件管控問題。
一方面，文件管控不僅是對(duì)智庫(kù)文件實(shí)體的管理和控制，也是智庫(kù)知識(shí)管理的重要組成，通過對(duì)智庫(kù)文件的開發(fā)和利用有助于推動(dòng)和加速智庫(kù)的知識(shí)積累過程，為智庫(kù)開展決策研究與咨詢建立基礎(chǔ);另一方面，智庫(kù)文件通過產(chǎn)生、流轉(zhuǎn)、運(yùn)行和使用，推動(dòng)內(nèi)部信息的溝通與傳遞，指導(dǎo)和控制智庫(kù)的日常管理，加強(qiáng)文件管控也是完善智庫(kù)管理的內(nèi)在需求，為智庫(kù)運(yùn)營(yíng)賦能。文件管控的欠缺不僅會(huì)損害智庫(kù)文件價(jià)值、導(dǎo)致智庫(kù)知識(shí)的流失，也會(huì)降低智庫(kù)管理效率。
但目前，我國(guó)對(duì)智庫(kù)的文件管控問題缺乏系統(tǒng)的研究，智庫(kù)甚至疏于對(duì)自身文件的管理。因此，本文以智庫(kù)內(nèi)部利用需求為導(dǎo)向，對(duì)我國(guó)47位智庫(kù)一線工作者關(guān)于智庫(kù)文件利用管理的情況開展調(diào)查訪談，從中提煉出智庫(kù)目前對(duì)文件管理利用特點(diǎn)，調(diào)研范圍覆蓋北京、上海、江蘇、陜西、山東等14個(gè)省份20余家不同類型的智庫(kù)，被訪者來(lái)自研究、行政及傳播等不同崗位。基于調(diào)研中現(xiàn)存問題及智庫(kù)自身特性，本文試圖構(gòu)建面向內(nèi)部利用的智庫(kù)文件管控框架，并立足于我國(guó)智庫(kù)建設(shè)背景，提出這種框架應(yīng)用的關(guān)鍵路徑。
1 研究綜述
1.1
組織機(jī)構(gòu)文件管控的基本問題
文件管控，即對(duì)文件管理活動(dòng)的管理。研究者對(duì)組織機(jī)構(gòu)文件管控問題的研究已經(jīng)開展了諸多探索，美國(guó)著名檔案學(xué)家謝倫伯格是最早對(duì)現(xiàn)代組織機(jī)構(gòu)的文件管理進(jìn)行系統(tǒng)性研究的學(xué)者，他的《現(xiàn)代檔案——原則與技術(shù)》作為現(xiàn)代文件管理的奠基之作，其中前端控制和全程管理的文件管控思想也一直延續(xù)至今，并廣泛應(yīng)用于現(xiàn)代組織機(jī)構(gòu)的文件管理工作。
隨著現(xiàn)代組織機(jī)構(gòu)辦公環(huán)境的變化，本世紀(jì)以來(lái)國(guó)內(nèi)外對(duì)機(jī)構(gòu)文件管理的研究多以電子文件管理活動(dòng)導(dǎo)向，且大多圍繞某一專門領(lǐng)域或行業(yè)的文件管理實(shí)踐展開，其中既有政府、高校、醫(yī)院、銀行、企業(yè)等不同組織，也有電力和道橋等工程建設(shè)行業(yè)的機(jī)構(gòu)。但無(wú)論是哪一類型的組織機(jī)構(gòu)，在文件管控活動(dòng)中關(guān)注的內(nèi)容大多集中于這幾個(gè)基本問題：文件管理的流程與系統(tǒng)、文件管理制度、文件管理人員、文件管控技術(shù)以及文件安全管理。
首先，文件管理流程是組織機(jī)構(gòu)文件管控的核心，且通常需要依賴于相應(yīng)的系統(tǒng)得以實(shí)施，流程和系統(tǒng)在組織機(jī)構(gòu)的文件管控工作中是密不可分的。如Mpho Ngoepe和Patrick Ngulub[1]構(gòu)建了嵌入審計(jì)全流程的文件管理模型，圍繞審計(jì)前期準(zhǔn)備、審計(jì)計(jì)劃、審計(jì)執(zhí)行、報(bào)告四個(gè)階段具體設(shè)計(jì)每個(gè)模型中每一環(huán)節(jié)的內(nèi)容;Paul等[2]對(duì)臺(tái)灣1600多個(gè)政府機(jī)構(gòu)使用的電子文件管理系統(tǒng)進(jìn)行評(píng)估，系統(tǒng)主要為政府機(jī)構(gòu)電子文件的產(chǎn)生、歸檔、處理、傳輸、共享等業(yè)務(wù)流程開展提供了支持。
其次，文件管理制度是文件管控的保障，這種制度上及國(guó)家法律，如美國(guó)為加強(qiáng)企業(yè)文件管控出臺(tái)的《薩班斯法案》[3]，下至機(jī)構(gòu)內(nèi)部具體的文件管理政策和程序，其中管理政策需將不同的責(zé)任具體分配給不同層級(jí)人員，明確權(quán)責(zé)分工[4]。同時(shí)，管理人員也是組織機(jī)構(gòu)文件管理中不可或缺的因素，并且受技術(shù)、用戶及機(jī)構(gòu)對(duì)文件工作的期望等因素驅(qū)使，文件管理者的角色已由文件和信息管理向知識(shí)工作者轉(zhuǎn)變[5]，這不僅包括提供知識(shí)利用，Elizabeth Yakel[6]還認(rèn)為文件管理者更重要的是與組織內(nèi)其他部門人員協(xié)作，推動(dòng)組織學(xué)習(xí)的氛圍，幫助組織不斷發(fā)現(xiàn)自己的知識(shí)需求。
再者，由于電子文件的復(fù)雜性特征，文件安全受到了更多重視，對(duì)機(jī)構(gòu)內(nèi)電子文件管理風(fēng)險(xiǎn)的評(píng)估是識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)、減少安全隱患的關(guān)鍵。William Saffady[7]對(duì)此提出要同時(shí)進(jìn)行定性和定量評(píng)估。為保障文件信息安全，技術(shù)的改進(jìn)也提供了必要支持;Muhammad和Ishtiaq[8]通過引進(jìn)一套新的編碼方案，對(duì)文件的數(shù)字水印技術(shù)進(jìn)行優(yōu)化，保證文件內(nèi)容和形式不被改變的同時(shí)隱藏添加水印的信息。
1.2智庫(kù)的文件管控與知識(shí)庫(kù)研究
盡管國(guó)內(nèi)外其他組織機(jī)構(gòu)已經(jīng)對(duì)文件管控展開了廣泛研究，智庫(kù)領(lǐng)域卻少有關(guān)注。黃麗雯[9]曾在其碩士學(xué)位論研究智庫(kù)非公開性文件管理問題，其中建立了以收集、鑒定、整理、保管和利用為主要環(huán)節(jié)的內(nèi)部資料實(shí)體管理過程;Raymond等[10]通過多年智庫(kù)工作實(shí)踐和實(shí)際調(diào)研訪談，具體闡述了智庫(kù)研究項(xiàng)目文件的歸檔的必要性，提出了明確歸檔時(shí)間、歸檔內(nèi)容、歸檔程序等一些具體建議。此外并沒有專門圍繞智庫(kù)文件管理問題的其他研究文獻(xiàn)。
但如本文所述，現(xiàn)今組織機(jī)構(gòu)內(nèi)部的文件管理不僅是為滿足法律、制度和行政管理的需求，還幫助機(jī)構(gòu)通過文件管理產(chǎn)生新知識(shí)[11]，為解決機(jī)構(gòu)知識(shí)存儲(chǔ)和利用服務(wù)的需求，建立機(jī)構(gòu)知識(shí)庫(kù)(IR)成為學(xué)術(shù)研究機(jī)構(gòu)較為流行的方式。IR是對(duì)機(jī)構(gòu)數(shù)字化知識(shí)資源的整合，Michael Robinson[12]認(rèn)為機(jī)構(gòu)知識(shí)庫(kù)存儲(chǔ)的資源不僅包含正式的文件，還應(yīng)包含報(bào)紙文章、演講、樂譜等“非傳統(tǒng)”形式的資料，更加完整反映機(jī)構(gòu)工作情況;Kathleen Shearer[13]則認(rèn)為機(jī)構(gòu)一切數(shù)字形式的內(nèi)容產(chǎn)出都應(yīng)該存儲(chǔ)在知識(shí)庫(kù)中，包括數(shù)據(jù)集、視頻記錄、圖片、虛擬藝術(shù)作品等。
對(duì)此，有部分研究者將IR研究引入智庫(kù)領(lǐng)域，如許鑫和吳珊燕[14]建立了包括資源收集、組織和服務(wù)在內(nèi)的面向智庫(kù)業(yè)務(wù)的知識(shí)庫(kù)構(gòu)建流程，并提出智庫(kù)知識(shí)庫(kù)聯(lián)盟的建議。同時(shí)還有一些圍繞某一特定領(lǐng)域智庫(kù)知識(shí)庫(kù)建設(shè)問題的研究，其中包括創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)、反恐、南海問題等領(lǐng)域智庫(kù)。
除理論研究外，國(guó)外一些著名智庫(kù)已從實(shí)踐上嘗試建立了自己的知識(shí)庫(kù)，如蘭德公司的知識(shí)庫(kù)不僅收藏了常見的圖書、報(bào)告、期刊、數(shù)據(jù)庫(kù)等結(jié)構(gòu)化文件，還包括一些特殊形式的文件和縮微品，并利用先進(jìn)技術(shù)手段提高這些資源共享的深度;瑞典斯德哥爾摩和平研究所建立了以研究項(xiàng)目為導(dǎo)向的知識(shí)庫(kù)[14]，日本國(guó)際問題研究所則主要圍繞國(guó)際安全和區(qū)域問題研究?jī)蓚�(gè)領(lǐng)域構(gòu)建了專題知識(shí)庫(kù)[15]。
綜上所述，盡管已有研究成果中尚未形成對(duì)智庫(kù)文件管控問題的系統(tǒng)性研究，但已有的相關(guān)研究可以為本文提供一定的理論基礎(chǔ)和研究指導(dǎo)。智庫(kù)文件管控的目標(biāo)不僅要服務(wù)于智庫(kù)日常運(yùn)營(yíng)管理需求，還要面向內(nèi)部知識(shí)管理需求。因此，從運(yùn)營(yíng)管理角度看，對(duì)其他組織機(jī)構(gòu)文件管控研究中討論的問題也是智庫(kù)在文件管控過程中必須思考和解決的，智庫(kù)可以借鑒其中已經(jīng)發(fā)展較為成熟的理論研究;另一方面，從知識(shí)管理角度看，機(jī)構(gòu)知識(shí)庫(kù)尤其是對(duì)智庫(kù)知識(shí)庫(kù)的研究及其實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)也有助于在研究智庫(kù)文件管理內(nèi)容過程提供一些必要的啟發(fā)。
2 智庫(kù)文件管控框架的構(gòu)建動(dòng)機(jī)
2.1智庫(kù)急需完善對(duì)知識(shí)資產(chǎn)的保管和利用
知識(shí)通常分為顯性知識(shí)和隱性知識(shí)，智庫(kù)的顯性知識(shí)基本都是依托于智庫(kù)文件，不僅如此，一些隱性知識(shí)也可通過文件物化為顯性知識(shí)。根據(jù)早前對(duì)20多家智庫(kù)47位工作人員的調(diào)研情況，這些智庫(kù)擁有的可利用文件類型多樣，其中咨詢報(bào)告和各項(xiàng)活動(dòng)類文件是最廣泛的利用對(duì)象，57.45%的被訪者都分別選擇了這兩項(xiàng)作為他們常用的文件;其次是關(guān)于智庫(kù)的新聞報(bào)道(媒體發(fā)布的與本機(jī)構(gòu)相關(guān)的新聞)，有55.32%的被訪者非常重視這類文件。另外還有一半以上的被訪者對(duì)智庫(kù)出版圖書和發(fā)表論文這類文件的利用也較為頻繁。
智庫(kù)擁有大量的成果類文件實(shí)際上是對(duì)智庫(kù)核心知識(shí)的記錄，對(duì)這類知識(shí)的管理和利用是提升智庫(kù)競(jìng)爭(zhēng)力的重要資源。但結(jié)合日常對(duì)智庫(kù)文件利用經(jīng)歷，61.7%的被訪者在利用智庫(kù)文件時(shí)主要是為了日常業(yè)務(wù)管理活動(dòng)，僅21.28%的被訪者用于開展研究，此外，12.77%為向第三方評(píng)估提供智庫(kù)數(shù)據(jù)，4.26%為其他目的。
這說(shuō)明智庫(kù)成員調(diào)閱智庫(kù)文件的主要目的是服務(wù)于日常業(yè)務(wù)管理而非核心研究咨詢，這同時(shí)也反映出大量的智庫(kù)成果類文件沒有充分發(fā)揮其應(yīng)有的知識(shí)價(jià)值，文件知識(shí)的開發(fā)和利用程度不夠。而隨著智庫(kù)人員流動(dòng)較為頻繁，流動(dòng)員工在智庫(kù)工作期間產(chǎn)生的知識(shí)也會(huì)隨之流失而無(wú)法再次利用，為減少智庫(kù)知識(shí)的流失并優(yōu)化智庫(kù)知識(shí)成果的利用，建立智庫(kù)的知識(shí)庫(kù)至關(guān)重要，完善的文件管理則是構(gòu)建智庫(kù)知識(shí)庫(kù)的基礎(chǔ)，這就有賴于智庫(kù)利用文件管控框架重新規(guī)劃文件管理內(nèi)容，提升智庫(kù)知識(shí)管理的能力。
另一方面，由于智庫(kù)與黨和政府的決策關(guān)系密切，部分智庫(kù)文件中也會(huì)攜帶大量與決策相關(guān)的重要信息，具有一定的內(nèi)部保密性，智庫(kù)文件在對(duì)內(nèi)部提供利用的同時(shí)也要注重保護(hù)信息安全。尤其是當(dāng)電子文件占據(jù)了智庫(kù)文件的大多數(shù)，這種形式的文件具有更多不可控制的因素，意味著文件管理過程存在更多風(fēng)險(xiǎn)問題，加強(qiáng)對(duì)文件的風(fēng)險(xiǎn)管控勢(shì)在必行。
而在本次調(diào)研中，有近10%的被訪者表示在利用涉密文件時(shí)并不需要履行任何手續(xù)，這對(duì)智庫(kù)無(wú)疑是潛在安全風(fēng)險(xiǎn)。因此，為保證智庫(kù)重要文件的信息安全，智庫(kù)需要制定一套規(guī)范化、專業(yè)化的文件管控方案，充分考慮智庫(kù)文件及其管理活動(dòng)中各種風(fēng)險(xiǎn)隱患，避免由文件不當(dāng)處置造成的智庫(kù)聲譽(yù)或黨和政府的利益受損。
2.2有序的文件管理是提升智庫(kù)效率的保障
根據(jù)調(diào)研結(jié)果顯示，有65%以上的被訪者表示在日常工作中較常(38.3%)或經(jīng)常(27.66%)利用智庫(kù)文件，31.91%為偶爾利用，而對(duì)于個(gè)別選擇“從不利用智庫(kù)文件”(2.13%)的被訪者也給出了具體原因，主要是對(duì)智庫(kù)文件內(nèi)容及獲取渠道缺乏了解，說(shuō)明智庫(kù)整體對(duì)文件利用需求還是較為強(qiáng)烈的，文件成為智庫(kù)業(yè)務(wù)活動(dòng)過程不可或缺的東西。
而在利用各種通訊工具傳輸接收文件時(shí)，僅有25.53%的被訪者未曾遇到查找困難，其余74.47%的被訪者均遇到過查找文件困難的情況，且近20%的被訪者經(jīng)常難以找到自己所需的文件。此外，在對(duì)電子文件進(jìn)行協(xié)作時(shí)，四分之三的被訪者都遇到過這樣的經(jīng)歷：共同編輯一份文件時(shí)卻不清楚哪一份是最新版本，從而影響工作進(jìn)度。盡管在調(diào)研中九成以上被訪者認(rèn)為智庫(kù)文件管控對(duì)智庫(kù)整體工作具有重要影響，但上述這些問題卻反映出智庫(kù)目前尚未建立完善的文件管控體系。
智庫(kù)是一個(gè)注重效率和效益的現(xiàn)代組織，缺乏文件管控也會(huì)影響到智庫(kù)的日常運(yùn)營(yíng)。伴隨著智庫(kù)業(yè)務(wù)的擴(kuò)張和發(fā)展必然會(huì)造成文件數(shù)量的激增，智庫(kù)注定要面對(duì)和經(jīng)受大量文件信息洪流的挑戰(zhàn)與考驗(yàn)，為避免智庫(kù)因文件工作的無(wú)序而降低效率或造成工作失誤，及時(shí)應(yīng)對(duì)智庫(kù)內(nèi)部的信息需求，建立完善的文件管控框架、加強(qiáng)文件管理是解決這一問題的必經(jīng)之路。
但對(duì)任何文件的管理都是需要耗費(fèi)資源的，智庫(kù)所擁有的資源非常有限，不可能對(duì)所有文件都妥善保管并投入相同的管理資源。因此文件管控框架的應(yīng)用有利于對(duì)形成文件的數(shù)量進(jìn)行有效控制，避免智庫(kù)文件的過量繁殖，加強(qiáng)對(duì)重要文件的重點(diǎn)管理，節(jié)省智庫(kù)管理成本。
2.3智庫(kù)開發(fā)文件管理信息系統(tǒng)的強(qiáng)烈需求
根據(jù)對(duì)調(diào)研中文件存取行為的相關(guān)分析顯示，在文件保存上，68.09%的被訪者個(gè)人都會(huì)保存日常工作中產(chǎn)生的有價(jià)值的文件，但其中僅有19.12%的被訪者在進(jìn)行個(gè)人保存的同時(shí)，也會(huì)將這些文件移交給機(jī)構(gòu)專門負(fù)責(zé)文件管理的人員，12.77%的被訪者還會(huì)統(tǒng)一交給相關(guān)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人保管。
而在文件獲取上，68.09%被訪者在找尋所需文件時(shí)首先依賴于個(gè)人保存的文件來(lái)源渠道，其中32%的被訪者在查找個(gè)人文件夾的同時(shí)也會(huì)通過其他渠道查詢文件信息，如通過求助機(jī)構(gòu)文件管理人員或查詢文件清單，還有43%的被訪者習(xí)慣于向其他成員詢問文件存儲(chǔ)位置以獲取文件。
可見，智庫(kù)文件目前呈分散式保管，文件獲取來(lái)源以個(gè)人保存文件為主且呈多渠道模式。缺乏能夠有效運(yùn)轉(zhuǎn)的文件管理系統(tǒng)以及相應(yīng)管控措施是造成智庫(kù)文件分散管理的主要緣由，因此當(dāng)詢問被訪者對(duì)智庫(kù)目前文件管理工作的優(yōu)化建議時(shí)，78.72%的被訪者都表達(dá)了自己對(duì)智庫(kù)建立文件管理或相關(guān)信息管理系統(tǒng)的強(qiáng)烈需求。
隨著智庫(kù)的加速發(fā)展和大數(shù)據(jù)的深化應(yīng)用，加之現(xiàn)代辦公環(huán)境和高效傳播需求產(chǎn)生的電子文件要遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于紙質(zhì)文件，單純依靠人力無(wú)法有效管理日益增長(zhǎng)的智庫(kù)文件，從自身管理角度看，智庫(kù)迫切需要開發(fā)自己的文件管理信息系統(tǒng)，以適應(yīng)信息化和數(shù)字化的背景環(huán)境，輔助智庫(kù)完善管理。
同時(shí)，從我國(guó)智庫(kù)整體建設(shè)角度看，建立規(guī)范化的文件信息管理系統(tǒng)能夠減少資源浪費(fèi)，避免不同智庫(kù)重復(fù)開發(fā)同一類系統(tǒng)，而且標(biāo)準(zhǔn)化信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)有利于統(tǒng)一其中相關(guān)的數(shù)據(jù)字段，便于智庫(kù)管理部門對(duì)各智庫(kù)信息的管理，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)。因此，為了開發(fā)這類信息系統(tǒng)，前提是首先要明確對(duì)智庫(kù)文件管理的需求和業(yè)務(wù)流程，文件管控框架研究正是為此做準(zhǔn)備，從智庫(kù)頂層設(shè)計(jì)角度規(guī)劃文件管理工作，從而為建設(shè)智庫(kù)文件管理類及相關(guān)信息系統(tǒng)提供給指導(dǎo)。
3 面向內(nèi)部利用的智庫(kù)文件管控框架
本文通過參考對(duì)其他組織機(jī)構(gòu)文件管理的研究與實(shí)踐，并結(jié)合智庫(kù)文件管理利用現(xiàn)狀構(gòu)建了應(yīng)用于智庫(kù)機(jī)構(gòu)的文件管控框架，該框架主要是應(yīng)對(duì)智庫(kù)內(nèi)部利用需求，在保護(hù)智庫(kù)文件資產(chǎn)的安全、有序管理的同時(shí)，為智庫(kù)內(nèi)部知識(shí)管理和日常運(yùn)營(yíng)管理提供及時(shí)、有效的服務(wù)。為保證框架的靈活性，該框架整體上由兩部分組成，中間主體部分對(duì)智庫(kù)文件管理的基本流程，也是智庫(kù)文件管控的基礎(chǔ)模塊，外部四圍則是對(duì)智庫(kù)文件管理的主要控制手段，是智庫(kù)文件管控的保障。
3.1智庫(kù)文件管理的基本流程
智庫(kù)文件從形成到最終處理的過程遵循文件運(yùn)動(dòng)的普遍規(guī)律，以阿普沃德為代表建立的“文件連續(xù)體”理論能夠有效揭示從個(gè)人層面到社會(huì)層面的文件運(yùn)動(dòng)規(guī)律[16]，已被應(yīng)用于不同類型組織機(jī)構(gòu)文件管理工作。本文正是在“文件連續(xù)體”理論模型的指導(dǎo)下，建立了包含文件創(chuàng)建層、文件捕獲層、文件組織層及文件聚合層四個(gè)層級(jí)的智庫(kù)文件管理流程，這一流程并不是單一的線性運(yùn)動(dòng)過程，自下而上看，不同層級(jí)管理環(huán)節(jié)上可能會(huì)同時(shí)存在或跳躍向上發(fā)展;自上而下看，由智庫(kù)文件聚合觸發(fā)的文件活動(dòng)也可能螺旋式向內(nèi)回溯[17]到文件組織、捕獲和創(chuàng)建。
(1)文件創(chuàng)建層。文件創(chuàng)建層是智庫(kù)文件形成和產(chǎn)生的過程，文件源通常來(lái)自智庫(kù)內(nèi)部和外部?jī)煞N渠道。智庫(kù)內(nèi)部來(lái)源主要是智庫(kù)在各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中自己制作并形成的文件，主要分為機(jī)構(gòu)監(jiān)管類、規(guī)章制度類、機(jī)構(gòu)宣傳類、業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)類、知識(shí)成果類、行政事務(wù)類、憑證記錄類。同時(shí)，由于智庫(kù)是一個(gè)需要頻繁與決策者、公眾、媒體等外部組織建立溝通的機(jī)構(gòu)，除自身形成的文件外，通常也會(huì)通過各種外部渠道獲取文件信息，從外部文件源獲取的文件也是智庫(kù)文件的組成部分，如政府的相關(guān)政策文件、媒體新聞報(bào)道、第三方評(píng)估報(bào)告等。
文件創(chuàng)建層是智庫(kù)文件管理活動(dòng)的開端，將直接影響后續(xù)管理過程中文件的運(yùn)行及質(zhì)量，需要同時(shí)加強(qiáng)對(duì)文件形成者和文件兩方面的管控。一方面，智庫(kù)要明確不同人員、團(tuán)隊(duì)乃至部門在內(nèi)部文件制作過程中的權(quán)責(zé)分工，使文件形成者在文件管控框架下各司其職;而對(duì)外部來(lái)源的文件雖無(wú)法控制其形成過程，但要對(duì)其來(lái)源渠道進(jìn)行嚴(yán)格審核.
另一方面，要事先制定文件格式的相關(guān)規(guī)范要求，包括文件的命名規(guī)則、文件編號(hào)等，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、序列化管理;還要及時(shí)識(shí)別密級(jí)文件，根據(jù)不同密級(jí)施加不同的控制手段和控制程度，保證有保密性質(zhì)的智庫(kù)文件的信息安全。此外，文件創(chuàng)建層也是知識(shí)形成的過程，由于智庫(kù)人員流動(dòng)較為頻繁，特別是智庫(kù)的兼職人員往往多于全職，人員流動(dòng)極易造成知識(shí)的流失，智庫(kù)可以借助于文件對(duì)機(jī)構(gòu)內(nèi)隱性知識(shí)進(jìn)行挖掘，將隱性知識(shí)盡可能地顯性化，包括專家的人脈資源、咨政研究經(jīng)驗(yàn)等，以文件形式進(jìn)行記錄和存儲(chǔ)，減少相同知識(shí)的重復(fù)產(chǎn)生，便于智庫(kù)的長(zhǎng)期利用。
(2)文件捕獲層。文件捕獲層在于及時(shí)識(shí)別所形成或產(chǎn)生的智庫(kù)文件，將有效的文件信息進(jìn)行收集以備利用、保存或共享。對(duì)智庫(kù)文件的捕獲方式取決于文件的載體形式。對(duì)依托辦公自動(dòng)化系統(tǒng)制作或通訊網(wǎng)絡(luò)傳輸形成各類電子文件，可利用電子文件管理系統(tǒng)直接捕獲;紙質(zhì)文件或其他載體形式的文件則更依賴于人工捕獲，智庫(kù)需要有專人及時(shí)對(duì)新產(chǎn)生的相關(guān)文件進(jìn)行收集和監(jiān)管，也可借助一定的技術(shù)工具，推動(dòng)文件數(shù)字化工程以供內(nèi)部更廣范圍的傳遞和共享。捕獲層貫穿于智庫(kù)文件運(yùn)行的整個(gè)過程，是對(duì)所捕獲文件的流轉(zhuǎn)運(yùn)行展開全程監(jiān)控，追蹤其中出現(xiàn)的任何操作、修改等行為，保證運(yùn)行文件版本的唯一性和及時(shí)更新，并保證文件的真實(shí)、完整、可靠、可用。
因此，除人為管理因素外，信息技術(shù)及各類信息系統(tǒng)在文件捕獲環(huán)節(jié)承擔(dān)了重要作用，尤其是電子文件管理系統(tǒng)的安全性、兼容性等性能直接影響電子文件捕獲的效率和質(zhì)量，同時(shí)引入其他相關(guān)的信息系統(tǒng)，如紙質(zhì)文件管理系統(tǒng)、內(nèi)容管理系統(tǒng)、媒體信息管理系統(tǒng)等，并對(duì)這些信息管理系統(tǒng)進(jìn)行整合、實(shí)現(xiàn)各類系統(tǒng)間及系統(tǒng)與智庫(kù)業(yè)務(wù)之間的互聯(lián)互通，將有助于更完整地收集智庫(kù)文件信息，避免智庫(kù)重復(fù)產(chǎn)生同樣的文件，推動(dòng)智庫(kù)運(yùn)營(yíng)與文件管理之間建立更緊密、更順暢的銜接。
(3)文件組織層。文件組織層是對(duì)智庫(kù)文件進(jìn)行存儲(chǔ)、分類及對(duì)內(nèi)提供利用服務(wù)。“文件鑒定”是該層的關(guān)鍵，它通過區(qū)分智庫(kù)文件的價(jià)值和重要程度，決定哪些文件需要被保存、保存期限及保存形式等。這一過程也是對(duì)重要文件的識(shí)別過程，智庫(kù)不可能采取一刀切的模式，對(duì)所有文件都投入相同的管理精力和資源，高效的智庫(kù)往往會(huì)把更多的資源投入在重要的事物上，對(duì)有保存價(jià)值的文件則需要給予更多關(guān)注妥善保管。
分類是在鑒定的基礎(chǔ)上開展的，智庫(kù)需要將有保存價(jià)值的那部分文件依據(jù)一定標(biāo)準(zhǔn)，分別以知識(shí)管理和運(yùn)營(yíng)管理需求為導(dǎo)向，對(duì)所保存文件進(jìn)行分類，并對(duì)分類后的文件信息進(jìn)行著錄和標(biāo)引，便于智庫(kù)成員在后續(xù)利用中能夠快速、準(zhǔn)確地進(jìn)行定位。在組織層管理活動(dòng)中，存儲(chǔ)和利用是文件管理的核心，面對(duì)智庫(kù)越來(lái)越多的電子文件，數(shù)字保存技術(shù)和元數(shù)據(jù)存儲(chǔ)是必要的技術(shù)手段，也為智庫(kù)知識(shí)庫(kù)建設(shè)提供強(qiáng)有力的支持。
存儲(chǔ)也是利用的前提，激活智庫(kù)文件利用則是存儲(chǔ)的目標(biāo)，智庫(kù)成員對(duì)文件的利用不僅由其需求所決定，還與智庫(kù)文件存儲(chǔ)及管理情況密不可分。因此，要重視對(duì)文件管理的深度，尤其是對(duì)文件著錄和標(biāo)引的深度，深入挖掘文件、文件知識(shí)之間的聯(lián)系，促使文件知識(shí)能夠不斷循環(huán)利用并產(chǎn)生新知識(shí)。此外，要特別注意對(duì)一些涉密文件利用加以保護(hù)，通過設(shè)置訪問權(quán)限或?qū)ξ募M(jìn)行加密，防止重要信息在存儲(chǔ)和傳輸過程中發(fā)生泄露。
(4)文件聚合層。基于前三個(gè)層面的文件管理活動(dòng)，文件聚合層主要涉及多個(gè)智庫(kù)文件信息的匯聚和共享，依賴于多個(gè)智庫(kù)之間的協(xié)作，這可能已經(jīng)超出本文討論的內(nèi)部利用范疇，本不應(yīng)多加贅述。但實(shí)際上，文件聚合層也有利于推動(dòng)智庫(kù)對(duì)自身文件的整合和管理，提升對(duì)內(nèi)部文件管理的意識(shí)。尤其是隨著智庫(kù)聯(lián)盟的推進(jìn)，聯(lián)盟智庫(kù)共同舉辦活動(dòng)或承擔(dān)項(xiàng)目時(shí)，文件聚合的優(yōu)勢(shì)就越發(fā)凸顯。
它通過將同一活動(dòng)或項(xiàng)目中分散在不同智庫(kù)的文件進(jìn)行匯聚，建立彼此之間的聯(lián)結(jié)和共享，使智庫(kù)收集到更全面的文件信息，充實(shí)各參與智庫(kù)的文件資源。通過這種方式也能夠推動(dòng)專題數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，專題數(shù)據(jù)庫(kù)是智庫(kù)在開展研究過程中重要的數(shù)據(jù)來(lái)源，有利于提升智庫(kù)決策咨詢研究的質(zhì)量。簡(jiǎn)而言之，文件匯聚層不僅有利于節(jié)省智庫(kù)文件管理成本，更重要的是通過資源共享的方式實(shí)現(xiàn)不同智庫(kù)在知識(shí)利用上的共同受益。
3.2對(duì)智庫(kù)文件管理的控制要素
在文件管理框架圖中，文件管理流程周圍還有四大控制要素，順時(shí)針依次是治理控制、管理者控制、技術(shù)控制及全過程控制。其中全過程控制是對(duì)文件從創(chuàng)建到聚合文件管理全流程的管控，需要其它三大控制因素的共同支持，這三方面控制也相輔相成，共同融入在全過程控制中。
首先治理要素是文件管控的總綱領(lǐng)，它從戰(zhàn)略角度對(duì)文件管理過程設(shè)計(jì)文件管控整體，統(tǒng)領(lǐng)并指導(dǎo)文件管理的全局，使文件管理在一定控制范圍內(nèi)規(guī)范運(yùn)轉(zhuǎn)。治理控制的實(shí)現(xiàn)主要是依托各項(xiàng)政策，它是規(guī)劃智庫(kù)文件管控活動(dòng)的制度、方針、程序、標(biāo)準(zhǔn)和指南等規(guī)范的總和，是保障智庫(kù)文件管控有序進(jìn)行的依據(jù)和前提，完善的政策能夠?yàn)槲募芸靥峁┎煌瑢蛹?jí)和范圍的指導(dǎo)作用。
如方針性規(guī)范主要從智庫(kù)戰(zhàn)略規(guī)劃上制定機(jī)構(gòu)文件管理的總體計(jì)劃，決定投入在其中的資源和基礎(chǔ)設(shè)施，并與智庫(kù)其他戰(zhàn)略相協(xié)調(diào);程序性政策則可規(guī)范智庫(kù)文件管控框架下的具體權(quán)責(zé)分工，明確管控工作的具體流程及關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)等相關(guān)事宜，保障智庫(kù)文檔管控業(yè)務(wù)活動(dòng)組織和管理的規(guī)范化、制度化;業(yè)務(wù)指南則聚焦于微觀層面的管理活動(dòng)，主要用來(lái)指導(dǎo)文件管控工作中具體的操作實(shí)踐。
其次，管理者要素既是文件管理的主體，也是推動(dòng)文件管控框架實(shí)施的主導(dǎo)者。管理者自身的文件管理意識(shí)、專業(yè)知識(shí)和技能，以及對(duì)智庫(kù)的業(yè)務(wù)管理等相關(guān)能力都會(huì)影響智庫(kù)的文件管理進(jìn)程。因此，管理者不僅要具備文件管理的基本技能，能夠有效地對(duì)文件和信息進(jìn)行捕獲、組織與著錄、保存與保護(hù)、提供利用和服務(wù)等，還要有能力應(yīng)對(duì)智庫(kù)電子文件管理過程中存在的各種問題，甚至需要掌握一定的信息系統(tǒng)分析與設(shè)計(jì)技能。
同時(shí)，除專業(yè)文件管理技能外，管理者要充分熟悉智庫(kù)各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)，具備業(yè)務(wù)管理能力、人際溝通能力及組織能力等，深入到智庫(kù)實(shí)踐工作有助于管理者更加了解智庫(kù)的文件利用需求，才能切實(shí)提升文件服務(wù)的效率。對(duì)智庫(kù)而言，文件管理人員并非僅是管理各類文件，他們更重要的是承擔(dān)智庫(kù)內(nèi)部溝通的橋梁和信息樞紐，他們的工作包含更廣泛的信息管理、知識(shí)管理甚至傳播職責(zé)，并且智庫(kù)還要在各項(xiàng)目或各部門安排相應(yīng)的對(duì)接人員，進(jìn)一步打通智庫(kù)內(nèi)部信息通道。
此外，為提升政策和管理者控制的效率和影響，技術(shù)控制的引入不可或缺，這也是當(dāng)前智庫(kù)信息化建設(shè)的需要。技術(shù)平臺(tái)本身就是政策的反映，政策通過技術(shù)物化成實(shí)際的信息管理系統(tǒng)，反之技術(shù)也推動(dòng)相關(guān)政策的建設(shè)，促使管理更加規(guī)范和完善;而管理者也必須借助一定技術(shù)手段，才能保證智庫(kù)文件管理相關(guān)環(huán)節(jié)的開展，如數(shù)字簽名技術(shù)、數(shù)字存儲(chǔ)云技術(shù)和通信保密技術(shù)等。
但在各項(xiàng)技術(shù)手段中，基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)是與智庫(kù)文件管控聯(lián)系最為緊密的，并以此開發(fā)和建設(shè)以電子文件管理系統(tǒng)為核心的信息系統(tǒng)，充分考慮系統(tǒng)的性能和安全性，有效結(jié)合各種相關(guān)的信息技術(shù)，使其能夠在遵循管理政策的指導(dǎo)下，對(duì)智庫(kù)電子文檔、電子郵件、數(shù)據(jù)集、網(wǎng)絡(luò)文件等各類電子文件進(jìn)行管理[18]。
4 智庫(kù)文件管控框架應(yīng)用的關(guān)鍵路徑
綜上可知，智庫(kù)文件管控框架的生效需要多方面因素共同作用，因此結(jié)合我國(guó)智庫(kù)建設(shè)的現(xiàn)狀分析，智庫(kù)要著重從以下四個(gè)途徑采取相應(yīng)地改善措施加強(qiáng)文件管控，以此推動(dòng)該框架的具體應(yīng)用和實(shí)施。
(1)增強(qiáng)文件管理意識(shí)。智庫(kù)文件的形成具有分散性，智庫(kù)的文件管控有賴于智庫(kù)內(nèi)部成員協(xié)同參與，個(gè)人的文件管理意識(shí)尤為必要。而在本次調(diào)研中，盡管大多數(shù)被訪者都默認(rèn)了文件管控對(duì)智庫(kù)整體工作的重要性，但仍有少數(shù)被訪者表示并無(wú)影響。智庫(kù)要充分重視培養(yǎng)成員在日常工作中建立并加強(qiáng)自身的文件資產(chǎn)、信息保密、知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)等相關(guān)意識(shí)，幫助他們建立對(duì)文件更加明確的利用需求，同時(shí)積極開展相關(guān)專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)的培訓(xùn)，引導(dǎo)成員學(xué)習(xí)如何有效地管理智庫(kù)文件、預(yù)防或減少業(yè)務(wù)活動(dòng)中存在的文件安全風(fēng)險(xiǎn)。
(2)重視智庫(kù)文件管控的頂層設(shè)計(jì)。文件管控貫穿于智庫(kù)各項(xiàng)業(yè)務(wù)管理活動(dòng)，需要智庫(kù)從戰(zhàn)略規(guī)劃上完善相關(guān)的頂層設(shè)計(jì)。“頂層設(shè)計(jì)”的主要目的在于智庫(kù)能夠從整體性和全局性的角度出發(fā)，明確智庫(kù)文件管控的核心目標(biāo)，解決文件管控中關(guān)于“who”“what”“how”等基本問題，為智庫(kù)的文件管控流程提供系統(tǒng)性的規(guī)劃、組織、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)。頂層設(shè)計(jì)的過程需要結(jié)合智庫(kù)實(shí)際將這些問題納入不同層級(jí)的管理政策中，以規(guī)范化的制度為智庫(kù)文件管控工作提供有力支持。
(3)推動(dòng)智庫(kù)信息管理系統(tǒng)的建設(shè)。智庫(kù)作為信息和知識(shí)密集型組織，加強(qiáng)智庫(kù)信息化建設(shè)已經(jīng)成為推動(dòng)智庫(kù)創(chuàng)新變革和現(xiàn)代化發(fā)展的必然要求，但我國(guó)智庫(kù)目前尚在發(fā)展初期，信息化、數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用并不廣泛、也不成熟。對(duì)此，智庫(kù)可以聯(lián)合專業(yè)的系統(tǒng)開發(fā)商，結(jié)合機(jī)構(gòu)內(nèi)部的業(yè)務(wù)流程開發(fā)專業(yè)的文件管理信息系統(tǒng)，提升智庫(kù)文件管理的效率和管理質(zhì)量。并且從長(zhǎng)遠(yuǎn)角度考慮，智庫(kù)應(yīng)加快搭建集成性的信息管理系統(tǒng)，以技術(shù)創(chuàng)新推動(dòng)管理思維的變革，促進(jìn)智庫(kù)整體管理效率的提升。
(4)創(chuàng)新智庫(kù)管理的體制機(jī)制。智庫(kù)的體制機(jī)制是為智庫(kù)發(fā)展提供“游戲規(guī)則”[21]，塑造智庫(kù)運(yùn)作的頂層設(shè)計(jì)，決定智庫(kù)內(nèi)部管理可使用的資源數(shù)量和資源配置的靈活度，非獨(dú)立性智庫(kù)缺乏自主管理權(quán)，會(huì)限制文件管控工作。但目前在我國(guó)智庫(kù)體系中，有95%的智庫(kù)為母體機(jī)構(gòu)下屬的非法人實(shí)體智庫(kù)或掛靠性質(zhì)智庫(kù)[20]，并不具有獨(dú)立性。因此破除智庫(kù)體制機(jī)制障礙，盡可能獲得自主運(yùn)營(yíng)的權(quán)利，強(qiáng)化智庫(kù)內(nèi)部的運(yùn)營(yíng)管理，才能真正切實(shí)貫徹文件管控框架的應(yīng)用。同時(shí)，智庫(kù)自身也要突破傳統(tǒng)的學(xué)術(shù)機(jī)構(gòu)或事業(yè)單位的管理模式，加快實(shí)現(xiàn)由實(shí)體建設(shè)向制度和文化建設(shè)的發(fā)展，推動(dòng)形成規(guī)范化、制度化的業(yè)務(wù)管理活動(dòng)，為智庫(kù)文件管控流的運(yùn)轉(zhuǎn)提供支撐。
5 結(jié)語(yǔ)
隨著智庫(kù)的建設(shè)持續(xù)深入的推進(jìn)，加強(qiáng)智庫(kù)內(nèi)部文件管控不僅是維護(hù)和管理智庫(kù)信息和知識(shí)資產(chǎn)的重要途經(jīng)，也是完善智庫(kù)管理的內(nèi)在要求，應(yīng)該受到更多的重視和關(guān)注。本文構(gòu)建的文件管控框架是基于實(shí)際調(diào)研中智庫(kù)文件管理利用的現(xiàn)狀和需求，建立面向智庫(kù)內(nèi)部利用的一般框架，通過借助文件管理基本流程和四大控制要素，以此加強(qiáng)智庫(kù)的文件管理。
為有效地貫徹該框架的實(shí)施，我國(guó)智庫(kù)目前需要增強(qiáng)文件管控意識(shí)、重視智庫(kù)文件管控的頂層設(shè)計(jì)、推動(dòng)智庫(kù)信息管理系統(tǒng)的建設(shè)及創(chuàng)新智庫(kù)管理的體制機(jī)制，著重從這四方面破除發(fā)展文件管控工作中現(xiàn)存的主要障礙。
然而，需要指出的是，本文建立的文件管控流程框架可能存在一定的局限性，還需要進(jìn)一步地接受實(shí)踐檢驗(yàn)。在未來(lái)研究中可以選取一些智庫(kù)作為實(shí)驗(yàn)對(duì)象對(duì)該框架進(jìn)行更詳細(xì)的測(cè)試，并擴(kuò)大調(diào)研對(duì)象的范圍，通過進(jìn)一步的實(shí)踐調(diào)研對(duì)現(xiàn)有的文件管控框架進(jìn)行優(yōu)化，提升智庫(kù)文件管控框架的適用性和實(shí)用性。
智庫(kù)方向論文投稿刊物：《智庫(kù)理論與實(shí)踐》由中國(guó)科學(xué)院主管、中國(guó)科學(xué)院文獻(xiàn)情報(bào)中心和南京大學(xué)聯(lián)合主辦，編輯部設(shè)在中國(guó)科學(xué)院文獻(xiàn)情報(bào)中心。
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